31. März 2020

Kommunikation in einem agilen Umfeld

Die Herausforderungen unserer globalisierten Welt beschäftigen Unternehmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Ständiges Reagieren auf Veränderungen, Unsicherheiten und Neuerungen fordern Organisationen tagtäglich aufs Neue. Situationen wie aktuell die Corona-Krise zeigen teilweise schmerzlich auf, was in der Vergangenheit verpasst wurde. Agile, zielgerichtete und transparente Kommunikation ist gerade in solchen Momenten wichtiger denn je.

Mit der Abkürzung VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) wird eine Welt beschrieben, deren Muster nicht wiederholbar, deren Akteure nicht kontrollierbar und deren vielschichtige Dimensionen nicht voraussagbar sind. Zusammenhänge sind oft unklar, Herausforderungen kommen meist unerwartet, und ihre Zeitdimensionen können nur schwer abgeschätzt werden. Zur Bewältigung dieser Herausforderungen braucht es innovative und unkonventionelle Lösungsansätze wie zum Beispiel das Prinzip der Agilität, das einem Unternehmen die Möglichkeit gibt, Veränderungen durch schnelles Handeln, Flexibilität und Entschlossenheit zu begegnen und aktiv zu nutzen.

Was heisst Agilität?
Das Prinzip der Agilität ist nicht neu. Es hat im Verlaufe der Zeit verschiedene Entwicklungswellen durchlaufen, vom agilen Manufacturing über den Einzug in die agile Softwareentwicklung bis zu agilen Organisationen. Die gängigsten Definitionen verstehen Agilität als höchste Form der Anpassungsfähigkeit. Ein agiles Unternehmen hat somit die Fähigkeit, Veränderungen möglichst rechtzeitig zu antizipieren und dabei der Konkurrenz voraus zu sein. Agile Unternehmen reagieren nicht nur auf Rahmenbedingungen, sondern sind selbst innovativ, flexibel, anpassungsfähig und als Organisation bereit, ständig zu lernen und dieses Wissen allen relevanten Personen zur Verfügung zu stellen. So wird Agilität zu einem unabdingbaren Faktor für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit und damit für das Überleben und den Erfolg eines Unternehmens.

Agilität ist ein Mindset
Doch wie können Unternehmen agil werden? Ganz sicher nicht von heute auf morgen und auch nicht hierarchisch verordnet. Denn agiles Verhalten setzt neue Organisationsformen voraus, bedingt eine neue Unternehmenskultur. Der Weg zu agilem Handeln braucht eine Anpassung des Mindset. Und es ist wichtig, dass auf diesem Weg alle Mitarbeitenden, Teams, die aktuelle Situation und der Kontext einbezogen werden. So entstehen individuelle Ansätze und auf keinen Fall pauschale Lösungen, in die die Betroffenen hineingepresst werden. Agile Unternehmen setzen auf die Selbstorganisation ihrer Mitarbeitenden in Teams.

Was bedeutet das für die Kommunikation?
Selbstorganisation heisst nicht, «jeder macht, was er will». Auch in selbstorganisierten Teams gibt es Regeln und Prinzipien. Gerade diese Prinzipien bilden die Grundlage für erfolgreiches Arbeiten. Siehe hierzu auch meinen Artikel «Fünf Erfolgsfaktoren für Kommunikation und Teams». Gut ist es, wenn diese Prinzipien der Zusammenarbeit bereits in einem Positionierungspapier des Unternehmens festgehalten sind und gelebt werden. Denn wenn die Rahmenbedingungen klar sind, können Teams selbstorganisiert arbeiten und ihre eigenen Zielsetzungen der übergeordneten Strategie anpassen. Je agiler ein Unternehmen und seine Teams arbeiten, desto wichtiger wird die Kommunikation im Team selbst und darüber hinaus. Rahmenbedingungen für Selbstorganisation und Kommunikation sind beispielsweise:

• Flexibles Handeln: Teams, die nicht erst tausend Anträge stellen und sich durch Hierarchien arbeiten müssen, können schneller agieren, reagieren und kommunizieren.
• Dialog und Feedback: Agile Kommunikation lebt von Dialog und Feedback. Es geht nicht in erster Linie um die Weitergabe von Informationen, sondern um die gemeinsame Weiterentwicklung.
• Maximum an Zusammenarbeit: Agile Teams arbeiten und kommunizieren schnell und unkompliziert über Grenzen hinweg. Sie begegnen sich auf Augenhöhe.
• Wissenstransfer: Es gibt nicht mehr nur DEN Experten im Unternehmen, es wird auf das Wissen des ganzen Teams zugegriffen.

Agile Unternehmen brauchen mehr Kommunikation
Agilität ist eine Grundeinstellung. Sie muss ganzheitlich und organisationsweit gelebt werden. Nur so löst sie traditionelle, hierarchische Machtstrukturen ab und bietet Raum für Selbstorganisation. Kommunikation spielt sowohl auf dem Weg dahin als auch in bereits agilen Unternehmen eine zentrale Rolle. Mit intensiver, zielgruppenspezifischer und zielgerichteter Kommunikation können die Mitarbeitenden ab- und ins Boot geholt werden. Es kann Verständnis und Begeisterung für neue Organisationsformen geschaffen werden. In agil arbeitenden Teams müssen die Personen zudem befähigt werden, situationsangepasst zu kommunizieren. Hierbei muss das Unternehmen die Voraussetzungen schaffen, es muss digitale Tools bereitstellen, den Change-Prozess aktiv begleiten, den Ideenaustausch fördern und offen sein für nicht alltägliche Lösungswege.

Die Autorin Claudia Jenni ist Co-Founder und Managing Partner beim Kommunikationsatelier, einer Kommunikationsagentur in Zürich für Unternehmen, Marken und Produkte. Spezialisiert auf Beratung, Strategie & Konzepte, Storytelling und Social Media.