28. Februar 2025

Veränderungen erfolgreich meistern – mit starker interner Kommunikation

Warum scheitern so viele Transformations- und Change-Projekte? Warum sind die Mitarbeitenden verunsichert, frustriert und verlassen das Unternehmen? Oft liegt es nicht daran, dass Projekte nicht notwendig, zukunftsgerichtet und erfolgsversprechend wären. Sondern: Weil die interne Kommunikation nicht mitgedacht wurde. Und zwar von Anfang an!

Hand aufs Herz: Welches Unternehmen steckt nicht gerade in einem Transformations- oder Change-Prozess? Dieser kann tiefgreifend, fundamental und langandauernd sein, mit grossem Einfluss auf die Kultur, Strategie, das Geschäftsmodell oder die künftige Zusammenarbeit. Es gibt aber auch kleinere Projekte, wie die Anpassung von Abläufen und Strukturen oder die Einführung neuer Tools und Produkte.

Sicherheit und Stabilität durch klare und kontinuierliche Kommunikation
Unabhängig von der Grösse der Prozesse – sie haben immer eine Wirkung auf die Mitarbeitenden. Oft entstehen Unsicherheit, Angst, Frust oder Ablehnung. Durch gezielte interne Kommunikation lassen sich Vertrauen, Verständnis, Stabilität und Sicherheit schaffen. Entscheidend dabei ist, die emotionalen Phasen zu kennen und die Mitarbeitenden mit den passenden Botschaften und Kanälen gezielt abzuholen.

Emotionen verstehen, richtig kommunizieren
Interne Kommunikation kann Veränderungen nicht aufhalten, aber einordnen und damit zum wichtigsten Faktor eines erfolgreichen Change-Prozesses werden. Sind Mitarbeitende gut informiert und wissen, welche Veränderungen sie erwarten, sind sie eher bereit, sie zu akzeptieren und sich auf sie einzulassen. Doch wie schafft man das? Indem man die Phasen eines Veränderungsprozesses kennt und die Kommunikation darauf abstimmt, z. B. in Anlehnung an die Kübler-Ross-Kurve.

Die Rolle der internen Kommunikation in den einzelnen Phasen

• Informieren während Schock und Verleugnung
  In der ersten Zeit ist es sehr wichtig, klare und transparente Informationen bereitzustellen. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, warum die Veränderung notwendig ist und welche Ziele verfolgt werden. Eine offene Kommunikation kann helfen, Unsicherheiten abzubauen und das Vertrauen in die Unternehmensführung zu stärken. Dabei spielt die Wahl der Kommunikationsmittel eine zentrale Rolle: Nutzen Sie sowohl analoge als auch digitale Kanäle und setzen Sie auf den persönlichen Austausch. Ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeitenden ist essenziell – auch wenn es auf den ersten Blick «mehr Zeit kostet». Dies ist nicht nur in dieser ersten Phase wichtig, sondern auch in den beiden folgenden.
• Verständnis schaffen in der Phase von Wut und Angst
  Negative Emotionen und Frust werden aufkommen. Schaffen Sie Raum für Fragen und Bedenken. Durch Dialogformate wie Workshops oder Feedbackrunden können Sorgen adressiert und Missverständnisse geklärt werden. Dies fördert das Verständnis und erleichtert den Übergang zur nächsten Phase.
• Motivieren in der Phase der Akzeptanz und Integration
  Sobald die Veränderung akzeptiert wird, sollte die interne Kommunikation den Fokus auf Motivation und Unterstützung legen. Erfolge können gefeiert und Fortschritte hervorgehoben werden, um das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken. Schulungen und Weiterbildungsangebote können zudem helfen, die notwendigen Fähigkeiten für die neuen Anforderungen zu entwickeln.

Zurück zum Start – für eine verständnisvolle Kommunikation
Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden so früh als möglich mit auf den Weg und bedenken Sie, dass sie bei der ersten Kommunikation an einem ganz anderen Punkt stehen als Sie. Sie haben sich schon Wochen oder Monate mit dem Thema befasst, Ihre Mitarbeitenden hören zum ersten Mal davon. Denken Sie zurück, wie es Ihnen zu Beginn gegangen ist, welche Gefühle und Emotionen hatten Sie? Nehmen Sie diese als Grundlage und starten Sie den kommunikativen Weg damit.

Interne Kommunikation ist ein unverzichtbares Instrument, um Mitarbeitende durch die Höhen und Tiefen eines Veränderungsprozesses zu begleiten und eine Transformation bzw. einen Change erfolgreich durchzustehen.

Sind Sie sich der verschiedenen Phasen und deren Auswirkungen bewusst, werden Sie in Zukunft Ihre interne Kommunikation dementsprechend und bewusster planen. Benötigen Sie Unterstützung? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf: 044 520 15 09 oder cj@kommunikationsatelier.ch.

Die Autorin Claudia Jenni ist Inhaberin und Geschäftsführerin der Kommunikationsatelier GmbH, einer kreativen Kommunikationsagentur in Zürich mit den Schwerpunkten interne Kommunikation, Krisenkommunikation, Projektkommunikation und Interims-Mandate.