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29. März 2021
Mit der Corona-Pandemie und der damit an vielen Orten beschleunigten digitalen Transformation sollte in Unternehmen die Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden eigentlich ein Kinderspiel sein. Sollte! Denn nach wie vor ist dem nicht der Fall. Gerade die Erreichbarkeit von Non-Desk-Mitarbeitenden ist vielerorts ein Problem. Wie gelangen Informationen und Neuigkeiten zu ihnen? Was gilt es beim Einführen von neuen Tools zu beachten?
Eine Studie der Universität Leipzig zum Benchmarking der Digitalen Mitarbeiterkommunikation zeigt die grössten Herausforderungen auf, mit denen Unternehmen in der internen Kommunikation konfrontiert sind: Wie erreiche ich meine Mitarbeitenden? Welches sind die richtigen Kanäle? Welches die richtigen Botschaften und die beste Kadenz?
Das Ziel eines jeden Verantwortlichen für die interne Kommunikation muss es sein, alle Mitarbeitenden mit den richtigen Botschaften auf den richtigen Kanälen mit der richtigen Kadenz zu erreichen. Wenn dies nicht geschieht, entstehen Informationslücken, die zu fehlender Motivation, Produktivitätsverlust und unnötigen Kosten führen. Darum ist es unabdingbar, die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden zu kennen und zu verstehen. Aussendienstmitarbeitende oder solche ohne Computer müssen mit anderen Mitteln erreicht werden als Personen am Hauptsitz, die den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzen. Eine Segmentierung der Anspruchsgruppen darf daher nicht nur aufgrund von Themen erfolgen, sondern muss unbedingt auch die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden miteinbeziehen.
Die Corona-Pandemie hat die Einführung neuer Tools während der letzten Monate beschleunigt und die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden verbessert. Vielerorts wurden in Rekordzeit neue Technologien aufgeschaltet, aber nicht richtig eingeführt. Dies führte oft zu einer Verunsicherung der Belegschaft. Die Möglichkeiten, die die neuen Plattformen bieten, werden nicht genutzt oder die Tools werden gar nicht eingesetzt. Auch wenn man zu Beginn einiges verpasst hat, ist eine Schulung der Mitarbeitenden auch im Nachhinein sehr zu empfehlen. Dies baut Hemmschwellen ab, die Motivation steigt und die Tools werden intensiver gebraucht. Wenn neue Technologien eingeführt werden, sollte man sich zuvor zudem gut überlegen, ob nicht etwas anders abgeschaltet und gewisse Plattformen zusammengeführt werden könnten. Oft ist weniger mehr.
In der internen Kommunikation geht es darum, persönliche, analoge und digitale Kanäle im Hinblick auf effiziente und effektive Kommunikation zu kombinieren. Dies gilt insbesondere bei der Auswahl der Kanäle. Wer heute nur noch Einweg-Kommunikation anbietet, steht auf verlorenem Posten. Gerade die jüngeren Mitarbeitenden fordern zur Recht Wege für den Austausch und die Kollaboration. Dass dies in Führungsebenen oft nicht nur Freude auslöst, ist nachvollziehbar. Eigentlich schade, denn die Möglichkeit des aktiven Einbringens erzielt für Unternehmen einen grossen Mehrwert. Die Mitarbeitenden fühlen sich ernst genommen, wertgeschätzt und sind motivierter. Aber Achtung: Dieser Kulturwandel muss unbedingt als Change-Prozess verstanden und begleitet werden. So trägt das aktive Mitwirken der Mitarbeitenden zum Erfolg bei, wird allseits akzeptiert und führt nicht zu Misstrauen.
Das alleinige Einführen von interaktiven Technologien führt noch nicht zwangsläufig zum Erfolg. Damit Mitarbeitende sich aktiv einbringen, von sich aus Artikel schreiben und interagieren, braucht es:
Trotz dem Einsatz digitaler Kanäle und den vielen Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, darf der persönlich Kontakt zu den Mitarbeitenden nicht vergessen gehen. Aktuell ist das nicht überall möglich, aber mit ein bisschen Kreativität findet man Mittel und Wege. Indem man sich Zeit nimmt für den Einzelnen, ihm auf unterschiedlichen Ebenen zu begegnen, drückt man ihm gegenüber Wertschätzung aus. Im persönlichen Kontakt merkt man am besten, wo der Schuh drückt, kann gezielt eingreifen und die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter abholen.
Die Autorin Claudia Jenni ist Co-Founder und Managing Partner beim Kommunikationsatelier, einer Kommunikationsagentur in Zürich für Unternehmen, Marken und Produkte. Spezialisiert auf Beratung, Strategie & Konzepte, Storytelling und Social Media.
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